Digitalisierung von Wissen für nachhaltiges Arbeiten
HERAUSFORDERUNG #1
Implizites Wissen nachhaltig sichern: Wie kann das wertvolle Erfahrungswissen der Mitarbeitenden langfristig erfasst und verfügbar gemacht werden?
HERAUSFORDERUNG #2
KI-basierte Unterstützung für Wissenssicherung und -transfer: Welche (KI-)Lösungen erleichtern den Zugang zu Wissen und fördern die Effizienz, insbesondere für Mitarbeitende im Bereich Service?
HERAUSFORDERUNG #3
Unternehmensphilosophie effektiv kommunizieren: Wie kann die Unternehmenskultur neuen Mitarbeitenden klar und nachhaltig vermittelt werden?
Über das Projekt
Projektziele
Das Projekt bei Tortechnik Hirtz zielt darauf ab, das Unternehmenswissen mithilfe eines KI-gestützten Expertensystems zu digitalisieren, zentral zu speichern und für alle Mitarbeiter*innen leicht zugänglich zu machen. Durch die Integration in bestehende IT-Strukturen wie Microsoft Office 365 ist das System nahtlos, sicher und skalierbar.
Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass Inhalte aus unterschiedlichen Quellen stets aktuell sind, was die Effizienz steigert und Fehler reduziert. Gleichzeitig gewährleistet ein hoher Datenschutzstandard die Sicherheit sensibler Daten.
Um das neue System optimal nutzen zu können, werden die Mitarbeiter*innen gezielt geschult. Es unterstützt nicht nur die Techniker im Außendienst, sondern auch andere Unternehmensbereiche und fördert so den internen Wissensaustausch. Insgesamt sichert das Projekt langfristig wertvolles Know-how, optimiert Arbeitsabläufe und macht das Unternehmen zukunftsfähig.
Ausganglage
Fachkräftemangel und Wissensverlust als große Herausforderungen
Tortechnik Hirtz, ein seit 2002 etabliertes Unternehmen im Bereich Tor- und Türtechnik, steht vor Problemen, die viele mittelständische Unternehmen kennen: Der Fachkräftemangel erschwert die Rekrutierung qualifizierter Mitarbeiter*innen, während die Sicherung des betrieblichen Wissens immer wichtiger wird. Insbesondere das implizite Wissen, das oft nur in den Köpfen erfahrener Mitarbeiter*innen existiert, stellt eine kritische Herausforderung dar. Verlassen diese das Unternehmen, drohen wertvolle Informationen unwiederbringlich verloren zu gehen.
Zudem steht Tortechnik Hirtz vor der Aufgabe, Unternehmenswerte und kulturelle Normen an neue Teammitglieder zu vermitteln. In einer Zeit, in der die durchschnittliche Verweildauer in Unternehmen sinkt, ist es entscheidend, neue Mitarbeiter*innen schnell in die Unternehmenskultur und Arbeitsweise zu integrieren. Nur so kann die Qualität der Produkte und Dienstleistungen langfristig gesichert werden.
Die Strategie: Wissensmanagement als Schlüssel zum Erfolg
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, setzt Tortechnik Hirtz auf ein systematisches Wissensmanagement.
Die Maßnahmen umfassen drei zentrale Ansätze:
Dokumentation des Erfahrungswissens: Das implizite Wissen wird systematisch erfasst und dokumentiert. Dies erfolgt durch strukturierte Interviews mit erfahrenen Mitarbeiter*innen, die Entwicklung von Wissensdatenbanken und die Erstellung detaillierter Arbeitsanweisungen.
Gezielte Weiterbildungsmaßnahmen: Neue Mitarbeiter*innen erhalten strukturierte Onboarding-Programme, die nicht nur technisches Know-how, sondern auch die Unternehmenskultur vermitteln. Das verkürzt die Einarbeitungszeit und sorgt für eine schnelle Integration ins Team.
Förderung des Wissensaustauschs: Durch regelmäßige Meetings, Workshops und die Einführung digitaler Tools wird der Austausch von Know-how zwischen den Mitarbeiter*innen gefördert. So wird sichergestellt, dass Wissen teamübergreifend verfügbar bleibt und nicht an einzelne Personen gebunden ist.
UNTERNEHMENSBESCHREIBUNG
Wer alleine arbeitet addiert, wer zusammenarbeitet multipliziert!
Heiko Hirtz
Geschäftsführer Tortechnik Hirtz GmbH & Co. KG
Vorgehen
Analyse und Auswahl eines geeigneten Wissensmanagementsystems
Um die Anforderungen an ein Wissensmanagementsystem bei Tortechnik Hirtz zu definieren, wurden umfangreiche Analysen und Marktrecherchen durchgeführt. Dabei wurden sowohl kostenpflichtige als auch Open Source Lösungen evaluiert und detailliert vorgestellt, um deren Potenziale und Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen zu bewerten. Ziel war es, alle Beteiligten über die verfügbaren Technologien und deren Nutzen zu informieren.
Entwicklung von technischen Konzepten
Parallel dazu wurden technische Konzepte und Methoden entwickelt, die die Funktionsweise moderner Wissensmanagementsysteme erläutern. Dazu gehörten die Grundlagen von Datenbanken, KI-gestützten Suchfunktionen und Cloud-basierten Lösungen. Es wurde aufgezeigt, wie diese Technologien zur Sicherung und Weitergabe von Wissen beitragen können. Die Ergebnisse wurden dokumentiert und dem Unternehmen präsentiert, um ein tiefes Verständnis für die technischen Möglichkeiten zu schaffen.
Integration in die vorhandene IT-Infrastruktur
Besonderes Augenmerk wurde auf die nahtlose Integration der Lösungen in die bestehende IT-Infrastruktur, wie z.B. Microsoft Office 365, gelegt. Diese Analysen ermöglichten es Tortechnik Hirtz, fundierte Entscheidungen über die Systeme zu treffen, die den langfristigen Anforderungen am besten entsprechen.
Das strukturierte Vorgehen – von der Marktanalyse über die Entwicklung technischer Konzepte bis hin zur umfassenden Information des Unternehmens – schuf die Grundlage, um die besten Werkzeuge für das Wissensmanagement auszuwählen und die technische Umsetzung sicherzustellen. Damit wurde der Weg für eine nachhaltige und effiziente Wissenssicherung geebnet.
Projektergebnis
Wissensmanagement mit Fokus auf Microsoft-Lösungen
Im Rahmen des Projektes wurden umfangreiche Analysen durchgeführt, um geeignete Lösungen für das Wissensmanagement bei Tortechnik Hirtz zu identifizieren. Der Fokus lag dabei auf Microsoft-Lösungen, insbesondere auf der M365-Plattform, die bereits im Unternehmen eingesetzt wird. Empfohlen wurden vor allem Azure Services sowie Copilot und Copilot Studio, um Aufgaben individuell anpassen und nahtlos in bestehende Prozesse integrieren zu können.
Workshops für eine fundierte Entscheidung
Ein entscheidender Projektschritt war die Durchführung eines Workshops mit potenziellen Dienstleistern. Dieser informierte die Entscheidungsträger über die verfügbaren Optionen und schärfte ihr Bewusstsein für die strategische Bedeutung eines nachhaltigen Wissensmanagements. Damit wurde eine solide Entscheidungsgrundlage geschaffen.
Sozialer und wirtschaftlicher Nutzen
Das Projekt bietet einen klaren sozialen Mehrwert durch die Förderung von Transparenz und fundierter Entscheidungsfindung. Wirtschaftlich profitiert das Unternehmen von einem effizienteren Wissensmanagement und der Erweiterung der bestehenden Microsoft-Infrastruktur. Dies stärkt langfristig die Wettbewerbsfähigkeit und den sicheren Umgang mit Wissen und stellt Tortechnik Hirtz optimal für die Zukunft auf.
Mögliche Hard- und Softwareprodukte als Lösung
PrivateGPT (Open-Source Lösung und lokale Daten)
AmberSearch
Mircosoft Copilot ( – Studio)
Mircosoft Azure Services
Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Projekt
Das sagt Tortechnik Hirtz GmbH & Co. KG über die Zusammenarbeit mit dem EDIH Saarland und Mittelstand-Digital Zentrum Saarbrücken
Die Unterstützung im Rahmen des Digitalisierungsprojektes hat wesentlich dazu beigetragen, dass wir mit unserem Digitalisierungsvorhaben weitergekommen sind.
Es wurden in der Folge weitere Digitalisierungsprojekte angegangen.
Es sind aus dem Digitalisierungsprojekt neue innovative Ideen für Folgemaßnahmen entstanden.
Das Projekt hat dazu beigetragen, dass unser Unternehmen für die Zukunft gerüstet ist.
Unsere Erwartungen an das Projekt wurden erfüllt.
Mit dem Projektergebnis sind wir sehr zufrieden.
Wir empfehlen die Projektumsetzer weiter.
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