Ein Dokumentenmanagement, kurz DMS, ist prinzipiell die Weiterentwicklung des klassischen Archives. Da inzwischen selbst bei kleinen Handwerksbetrieben immer mehr Dokumente im Umlauf sind, lohnt sich die Anschaffung eines DMS in jedem Fall. So lässt sich vor allen Dingen Zeit einsparen, da die Suchzeiten nach Dokumenten auf ein Minimum reduziert werden.

Viele Betriebe vertrauen derzeit noch auf analoge Lösungen mit Ordnern was allerdings längst nicht mehr zeitgemäß ist. So setzen z.B. die GoBD eine elektronische Buchführung voraus. Egal ob Scan-Vorgänge, Workflow-Management oder elektronische Archivierung, ein DMS erfüllt eine Reihe unterschieidlicher Aufgaben. Was diese Systems so sinnvoll macht, ist einerseits die einheitliche Ablage von Dokumenten und andererseits die Sicherung eben dieser. Auch im Hinblick auf die DS-GVO ist dies mitunter die einzige Möglichkeit, mit der aktuellen Gesetzgebung schrittzuhalten.

Aufgrund des hohen Investitionsvolumens, gerade großer Unternehmen, ist sowohl das Marktwachstum, als auch das Anwendungsspektrum kontinuierlich gestiegen.

Auch für kleine und mittelständische Unternehmen wird die Ausnutzung von Synergien zwischen Mensch und Maschinen zunehmend interessanter und wirtschaftlicher.

Bei den Überlegungen zu DMS gibt es grundsätzlich zwei große Unterschiede: Ist das DMS lokal installiert oder Cloud-basiert? Und: Ist das DMS revisionssicher oder nicht? Die Revisionssicherheit betrifft aufbewahrungspflichtige Informationen, Dateien und Dokumente. Die Notwendigkeit dafür ergibt sich aus mehreren Gesetzen. Grundvoraussetzung für die Revisionssicherheit eines DMS ist, dass die Dokumente eindeutig auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert werden.

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