Digitale Zeiterfassung

Die digitale Zeiterfassung ist die moderne Form der Zeiterfassung und in einigen Unternehmen bereits im Einsatz. Der entscheidende Vorteil der digitalen Zeiterfassung ist, dass sie alle erforderlichen Daten für die Entgeltabrechnung liefert.

Prototypen und Demonstratoren vorhanden
Branchenübergreifender Einsatz
KMU geeignet?

Zum aktuellen Stand

Die Zeiterfassung ist in vielen Unternehmen ein wichtiges Hilfsmittel zur Personaleinsatzplanung. Durch regelmäßige Auswertungen kann der Einsatz der Mitarbeiter*innen optimiert und die Produktivität gesteigert werden. Die klassische Zeiterfassung, im Handwerk z.B. in Form von Stundenzetteln, ist dabei allerdings nicht mehr zeitgemäß. Durch die zunehmende Flexibilisierung sowie Agilität der Arbeitswelt gewinnt die digitale (mobile) Zeiterfassung immer mehr an Bedeutung. Nicht zu vergessen das EuGH-Urteil vom 14.05.2019, durch das die Arbeitgeber nun verpflichtet sind, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter*innen in einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System zu erfassen.

Technologie und Einsatz

Technologiebeschreibung

Ein Zeiterfassungssystem ist eine Software im Unternehmen für die Personalverwaltung sowie Kundenauftragsverwaltung. In der Personalverwaltung werden dabei die Anwesenheitszeiten der Angestellten erfasst, in der Auftragsverwaltung die geleisteten Arbeiten bzw. Stunden im Rahmen von Kundenaufträgen. Moderne Zeiterfassungssysteme übernehmen heutzutage die Funktionen, die früher die Stechuhren erfüllten.

Mögliche Einsatzszenarios

Arbeitszeiterfassung: Erfassung der Stunden von Mitarbeiter:innen durch Login bei Arbeitsbeginn, Pausenbuchungen und Logout bei Arbeitsende.

Schnittstelle zur Personalabrechnung: Durch den Abgleich von vertraglich vereinbarten und tatsächlich geleisteten Stunden können z.B. Überstunden exakt abgerechnet werden.

Urlaubsplanung: Manche Systeme sind in der Lage, den Urlaub der Angestellten zu verwalten und ermöglichen dem Unternehmer dadurch, die tatsächlich verfügbaren Kapazitäten in seiner Projektplanung zu berücksichtigen.

Projektbezogene Zeiterfassung: Durch die Definition von Projekten und Tätigkeiten können Art und Dauer verschiedener Tätigkeiten direkt projektbezogen zugeordnet werden, die manuelle Zuordnung entfällt.

Rechnungswesen: Nach Abschluss des Projekts kann auf Grundlage der projektbezogenen Zeiterfassung automatisch eine Rechnung generiert werden.

Schrittweise Einführung

Schritt 1: Definition der Anforderungen

Inzwischen gibt es sehr viele Tools und Programme, mit denen man eine digitale Zeiterfassung abbilden kann. Wenn besondere Funktionalitäten, wie etwa ein GPS-Tracking oder spezielle Schnittstellen gewünscht sind, lässt sich die Suche nach der konkreten Lösung nach und nach eingrenzen. In der Regel gibt es allerdings Lösungen, die gezielt auf bestimmte Gewerke und deren Bedarfe abgestimmt sind.

Schritt 2: Einführung im Betrieb

Es ist Aufgabe der Führungskraft, ihren Mitarbeiter:innen von Beginn an klar und prägnant zu erläutern, warum eine digitale Zeiterfassung eingeführt wird und welche Vorteile sich daraus für alle Beteiligten ergeben. Darüber hinaus sollte den Angestellten gegenüber klar kommuniziert werden, was genau von ihnen verlangt wird. Hierfür empfiehlt es sich, Regeln zu definieren. Je nach Komplexität des Zeiterfassungssystems kann es notwendig sein, die Mitarbeiter*innen durch externes Personal zu schulen, um eine reibungslose Nutzung sicherzustellen.

Chancen für KMU

Zeitersparnis

Datenübertragung in Echtzeit

Hohe Transparenz

Optimierung von Arbeitsabläufen

Kontakt

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