KI-gestützte Dokumentenanalyse: Wie KOCH Solutions Lastenhefte automatisiert aufbereitet
- Unternehmen: KOCH Solutions GmbH
- Projektdauer: 07.2025 – 11.2025
- Digitalisierungsbereich: KI-gestützte Extraktion und Zusammenfassung relevanter Informationen aus Lastenheften für den Sondermaschinenbau
- Projektziele: Strukturierte und standardisierte Aufbereitung von Lastenheften gewährleisten; manuellen Analyseaufwand reduzieren; einheitliche Informationsbasis bereitstellen
Herausforderung #1
Lastenhefte bei KOCH Solutions sind lang, heterogen strukturiert und umfangreich; eine manuelle Extraktion ist zeitaufwendig und fehleranfällig.
Herausforderung #2
Unterschiedliche Abteilungen benötigen spezifische Informationen aus denselben Dokumenten; eine informelle Lösung ist nicht ausreichend.
Herausforderung #3
Die Extraktion relevanter Informationen aus Lastenheften muss prozesssicher, skalierbar und standardisiert erfolgen, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden.
Über das Projekt
Projektziele
Das Projekt zielte darauf ab, die Verarbeitung umfangreicher Lastenhefte bei KOCH Solutions nachhaltig zu verbessern. Im Mittelpunkt stand die prozesssichere Extraktion und Zusammenfassung relevanter Informationen, die für das Angebotswesen, die Projektteams und weitere Fachabteilungen von zentraler Bedeutung sind.
Durch eine strukturierte und standardisierte Aufbereitung der Inhalte sollte nicht nur der manuelle Analyseaufwand deutlich reduziert, sondern auch sichergestellt werden, dass alle beteiligten Abteilungen auf eine einheitliche, konsistente und nachvollziehbare Informationsgrundlage zugreifen können. Dies trägt dazu bei, Fehlerquellen zu minimieren, die Qualität interner Abstimmungen zu erhöhen und Entscheidungsprozesse effizienter zu gestalten.
Langfristig sollte das Projekt eine verlässliche Basis für den Umgang mit komplexen Anforderungsdokumenten schaffen und die interne Zusammenarbeit entlang der gesamten Projektlaufzeit unterstützen.
Ausgangslage
KOCH Solutions erhält regelmäßig umfangreiche Lastenhefte von Kunden, die als Grundlage für zentrale Geschäftsprozesse wie Angebotswesen, Projektplanung und -umsetzung dienen. Bisher wurden die benötigten Informationen manuell extrahiert – ein Prozess, der nicht nur zeitintensiv ist, sondern auch das Risiko von Fehlinterpretationen, Inkonsistenzen oder dem Übersehen relevanter Inhalte birgt. Besonders problematisch war, dass die manuelle Analyse zu einem hohen Dokumentationsaufwand führte und die steigende Komplexität der Anforderungen eine zuverlässige, standardisierte Aufbereitung der Informationen erforderlich machte.
Unternehmensbeschreibung
- KOCH Solutions GmbH
- Karl-Koch-Straße 1, 66787 Wadgassen
- 1945
- ~110
- Bauwesen, Ingenieurwesen (Maschinenbau / Anlagenbau)
- Entwicklung und Bau von Material Handling Equipment
Vorgehen
Zu Beginn des Projekts wurde die bestehende Ausgangssituation bei KOCH Solutions analysiert, wobei der Fokus auf der Art, dem Umfang und der Struktur der eingehenden Lastenhefte sowie auf den Informationsbedarfen der beteiligten Fachabteilungen lag.
Auf Basis dieser Erkenntnisse wurde ein Konzept entwickelt, das eine standardisierte und prozesssichere Aufbereitung der Informationen aus den Lastenheften ermöglicht. Dabei wurden klare Kriterien festgelegt, welche Inhalte als relevant gelten und in welcher Form diese strukturiert bereitgestellt werden sollen, um eine konsistente Nutzung über die verschiedenen Abteilungen hinweg zu gewährleisten.
In der Umsetzungsphase wurde ein KI-Agentensystem basierend auf einem Automatisierungs-Workflow und einem Cloud-Sprachmodell entwickelt. Dieses System nutzt einen anpassbaren Fragenkatalog, der bei Eintreffen eines neuen Lastenhefts zusammen mit dem Dokument an das Sprachmodell übergeben wird. Das Sprachmodell generiert eine strukturierte Ausgabe im Markdown-Format, die direkt als Datei im Ausgabeordner abgelegt wird.
Projektergebnis
Im Ergebnis des Projekts steht eine standardisierte Automatisierungslösung mit KI-Agenten zur Aufbereitung von Lastenheften zur Verfügung. Relevante Inhalte werden gezielt extrahiert, strukturiert zusammengefasst und in einer einheitlichen Form bereitgestellt. Dadurch können Angebotswesen, Projektteams und weitere Fachabteilungen schneller und sicher auf die für sie notwendigen Informationen zugreifen.
Der manuelle Aufwand zur Analyse der Dokumente wurde deutlich reduziert, während gleichzeitig die Qualität, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Informationen erhöht werden konnte. Das Projektergebnis trägt somit zu effizienteren internen Abläufen, einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen sowie zu einer höheren Prozesssicherheit im Umgang mit komplexen Anforderungsdokumenten bei KOCH Solutions bei.
Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Projekt
Klare Definition relevanter Inhalte ist entscheidend
Eine frühzeitige und präzise Festlegung der benötigten Informationen ist grundlegend für eine prozesssichere Aufbereitung.
Standardisierung reduziert Interpretationsspielräume
Eine einheitliche Struktur minimiert das Risiko von Fehlinterpretationen und erhöht die Vergleichbarkeit zwischen Dokumenten.
Strukturierte Aufbereitung steigert die Akzeptanz
Eine klar aufbereitete und nachvollziehbare Darstellung der Ergebnisse ist zentral für die Akzeptanz in den Fachabteilungen.