Een documentbeheersysteem, of DMS voor het kort, is in feite een verdere ontwikkeling van het klassieke archief. Nu steeds meer documenten in omloop zijn, zelfs in kleine ambachtelijke bedrijven, is de aankoop van een DMS zeker zinvol. Dit bespaart vooral tijd, aangezien de zoektijden voor documenten tot een minimum worden beperkt.

Veel bedrijven vertrouwen nog steeds op analoge oplossingen met mappen, maar dit is niet meer actueel. Bijvoorbeeld de GoBD elektronische boekhouding is vereist. Of het nu gaat om scanprocessen, workflowbeheer of elektronische archivering, een DMS vervult een reeks verschillende taken. Wat deze systemen zo nuttig maakt, is enerzijds de gestandaardiseerde opslag van documenten en anderzijds de back-up van deze documenten. Met betrekking tot de AVG, “dit is soms de enige manier om gelijke tred te houden met de huidige wetgeving.

Als gevolg van het grote investeringsvolume, met name door grote ondernemingen, zijn zowel de marktgroei als het scala aan toepassingen voortdurend toegenomen.

Het gebruik van synergieën tussen mensen en machines wordt daarom steeds interessanter en zuiniger voor kleine en middelgrote ondernemingen.

Er zijn fundamentele twee grote verschillen bij de beoordeling van DMS: Is het DMS lokaal of in de cloud geïnstalleerd? En tevens: Is de DMS-auditbestendig of niet? Auditbeveiliging heeft betrekking op informatie, dossiers en documenten die moeten worden bewaard. De noodzaak hiervan vloeit voort uit verschillende wetten. De basisvoorwaarde voor de herziening van de beveiliging van een DMS is dat de documenten worden gearchiveerd op een wijze die duidelijk vindbaar, traceerbaar, onveranderbaar en fraudebestendig is.

Houd met onze technologische radar de belangrijkste voor kmo’s relevante technologieën in de gaten!