©Gem. Saarwellingen
Saarwellingen als model voor de integratie van AI in de gemeenschap
UITDAGING #1
Wissenslücken und Überforderung: Oft können ältere Mitarbeiter:innen mit der rasanten KI-Entwicklung nicht mithalten.
UITDAGING #2
Demografischer Wandel: Zu wenige junge, technikaffine Mitarbeiter:innen stehen einer alternden Belegschaft gegenüber.
UITDAGING #3
Praktische Umsetzungshürden: Selbst bei Schulungen fehlt es an Technik, klaren Use Cases sowie DSGVO-konformen Lösungen.
Over het project
Uitdagingen
Technologie trifft auf Demografie
In Zeiten rasanter technologischer Umbrüche stehen öffentliche Verwaltungen vor einer doppelten Herausforderung. Zum einen schafft das explosive Wachstum generativer Künstlicher Intelligenz eine einschüchternde Landschaft. Das ist nicht nur eine Wahrnehmung, sondern eine durch Daten belegte Realität. Eine aktuelle Studie des Wissenschaftlichen Instituts für Infrastruktur und Kommunikationsdienste (WIK) zeigt deutlich, dass derzeit nur 8% der deutschen Kommunen generative KI nutzen – zurückgehalten durch ein kritisches Defizit an Daten- und KI-Literarizität. Dieser bundesweite Trend stellte eine direkte und dringende Herausforderung für zukunftsorientierte Kommunen wie Saarwellingen dar.
Dieser technologische Druck wird durch einen bedeutenden demografischen Wandel verstärkt: eine alternde Belegschaft. Für die Gemeinde bedeutete dies eine wachsende digitale Kompetenzlücke zwischen langjährigen Mitarbeitern, die oft von den rasanten Veränderungen überfordert waren, und einem kleineren Pool an Nachwuchskräften, um diese Lücke zu schließen. Vor diesem Hintergrund erkannte die Kommune eine entscheidende Chance. Die Teilnahme an den KI-Schulungsprogrammen des EDIH Saarland war die ideale Lösung, um nachhaltige Expertise in Large Language Models und anderen wichtigen KI-Tools aufzubauen. Das Ziel war es zu lernen, wie man diese neue Technologie nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integriert, um letztendlich die Bürgerservices zu verbessern und die öffentliche Verwaltung zukunftssicher zu machen.
Oplossingen
Ein strategischer, praxisorientierter Ansatz zur KI-Befähigung
Um diese Herausforderungen anzugehen, wurden zwei strategische Ziele definiert. Das Hauptziel war es, ein umfassendes Verständnis generativer KI (GenAI) aufzubauen, das sowohl theoretische Grundlagen als auch praktische Anwendung abdeckt. Dies umfasste eine tiefgehende Auseinandersetzung mit Large-Language Models (LLMs), ihrer zugrundeliegenden Funktionsweise sowie ihren jeweiligen Stärken und Schwächen. Das zweite Kernziel war es, die Teilnehmer mit praktischen Fertigkeiten in einer Vielzahl führender KI-Tools auszustatten, darunter ChatGPT, Claude und Gemini.
Umsetzung: Eine maßgeschneiderte vierteilige Workshop-Reihe
In Anbetracht dessen, dass die vorhandenen KI-Kenntnisse der Teilnehmer variierten, aber generell begrenzt waren, erwies sich eine strukturierte, vierteilige Workshop-Reihe über einen Zeitraum von fünf Monaten als effektivste Lösung. Dieser Ansatz gewährleistete eine zusammenhängende Lernreise von den Grundlagen bis zur praktischen Umsetzung.
©Gem. Saarwellingen
BESCHRIJVING VAN DE ONDERNEMING
Met de steun van de EDIH van Saarland hebben we een toekomstbestendig ERP-systeem opgezet — professioneel bekwaam, betrouwbaar en partnerschap. Een duurzame empowerment van ons bedrijfsleven
Dr. Horst Brünnet
Bürgermeister der Gemeinde Saarwellingen
Aanpak
Workshop 1: Grundlagen des Prompt-Engineering
Diese erste Sitzung legte das theoretische Fundament. Die Teilnehmer lernten die wesentlichen Mechanismen von LLMs, ihre Hauptanwendungsfälle und die wichtige Kunst des effektiven Prompt-Engineering. Entscheidend war, dass die Schulung auch die inhärenten Grenzen von LLMs thematisierte, wie „Halluzinationen“ und Datenschutzbedenken, und so von Anfang an eine ausgewogene Perspektive bot. Praktische Übungen konzentrierten sich auf Kernaufgaben wie Datenanalyse, Recherche, Zusammenfassung und Content-Erstellung.
Workshop 2: Das OpenAI-Ökosystem meistern
Der zweite Workshop bot einen tiefen Einblick in die erweiterten Funktionen der OpenAI-Modelle. Dies umfasste praktische Demonstrationen von Bild- und Videogenerierung (Sora), Memory-Funktion, temporären Chats, Custom Instructions und der Entwicklung und Nutzung von CustomGPTs im GPTStore.
Workshop 3: Das erweiterte KI-Toolkit erkunden
Um ein breites und vielseitiges Kompetenzspektrum zu vermitteln, führte die dritte Sitzung in eine kuratierte Auswahl alternativer KI-Tools ein. Die Teilnehmer sammelten praktische Erfahrungen mit Plattformen wie Claude, DeepSeek, Suno, Gamma und ElevenLabs und wendeten diese direkt auf praktische Aufgaben an.
Workshop 4: Prototyping realer Anwendungsfälle
Der abschließende Workshop bündelte die Erkenntnisse aus den vorherigen Sitzungen. Nach einer kurzen Wiederholung der Kernkonzepte verlagerte sich der Fokus vollständig auf die spezifischen Bedürfnisse der Gemeinde, die bereits früher in der Reihe identifiziert worden waren. In einer kollaborativen, praxisorientierten Sitzung entwickelte das Team erfolgreich Prototypen für drei wirkungsvolle Anwendungsfälle:
- Erstellung öffentlichkeitswirksamer Inhalte: Generierung ansprechender Bilder und Videos für Materialien wie öffentliche Flyer.
- Automatisierung kommunaler Bekanntmachungen: Rationalisierung der Erstellung wiederkehrender amtlicher Formulare und Mitteilungen an Bürger durch Nutzung der PDF-Ausfüllfunktionen von Claude.
- Effiziente Rederstellung: Entwicklung eines maßgeschneiderten Custom GPT zur Unterstützung beim Verfassen öffentlicher Reden.
Während der gesamten Reihe sorgten interaktive Q&A-Sitzungen, abschließende Quiz und die Bereitstellung aller Präsentationsmaterialien für eine nachhaltige und tief verankerte Lernerfahrung.
Resultaat van het project
Wegbereiter für eine zukunftsfähige Verwaltung
Das Projekt hat bereits signifikante soziale und operative Vorteile erzielt. Die Gemeinde Saarwellingen hat sich schnell als Vorreiter bei der Anwendung generativer KI unter den saarländischen Kommunen etabliert.
Dieser Erfolg zeigt sich durch eine tiefgreifende interne Transformation und greifbare erste Erfolge:
Von Unsicherheit zu Expertise: Die Teilnehmer haben erfolgreich den Übergang von begrenzter Erfahrung zu umfassenden, praktischen Fähigkeiten in einer Reihe von KI-Tools vollzogen, darunter ChatGPT, Claude und Gemini. Diese neu gewonnene KI-Kompetenz hat die Mitarbeiter gestärkt, sie auf die Anforderungen einer digitalisierten Zukunft vorbereitet und eine Innovationskultur gefördert.
Unmittelbare Effizienzgewinne: Noch vor dem offiziellen Rollout integriert die Verwaltung diese Tools bereits in tägliche interne Arbeitsabläufe, was zu spürbaren Effizienzverbesserungen führt. Ein anschauliches Beispiel kommt direkt vom Bürgermeister, der berichtete, dass er nun Gemini und NotebookLM nutzt, um qualitativ hochwertige Reden für öffentliche Veranstaltungen in unter 30 Minuten zu verfassen – eine Aufgabe, die zuvor ein bis zwei Stunden in Anspruch nahm.
Strategischer Vorteil: Durch die entschlossene Erkundung und Nutzung des Potenzials von KI ist die Gemeinde Saarwellingen nun in einer einzigartigen Position, interne Prozesse zu optimieren und Bürgerservices zu verbessern. Dieses proaktive Engagement stellt sicher, dass die Verwaltung nicht nur auf Veränderungen reagiert, sondern aktiv ihre eigene moderne, effiziente Zukunft gestaltet.
Die umfassende, offizielle Integration dieser KI-Tools in der gesamten Verwaltung ist für die Zeit nach der formellen Verabschiedung einer entsprechenden Dienstanweisung für alle Mitarbeiter geplant, um einen verantwortungsvollen und einheitlichen Ansatz zur KI-Nutzung zu gewährleisten. Mit diesem Engagement festigt Saarwellingen seine Position als zukunftsorientierte Kommune, die die Chancen der Digitalisierung aktiv ergreift, um ihre Leistung und Servicequalität erheblich zu verbessern.
Messbare Daten
Die wichtigsten im Kooperationsprojekt mit Saarwellingen erzielten Ergebnisse waren:
- Aufbau einer stärkeren Daten- und KI-Kompetenz bei 20-30 Teilnehmern der Gemeinde einschließlich des Bürgermeisters, der das Projekt vorantrieb
- Vier aufeinander aufbauende praxisorientierte Workshops wurden erfolgreich durchgeführt
- Schulung in theoretischem und praktischem Wissen über Prompt-Engineering-Techniken
- Qualifizierung zur Nutzung von mehr als 10 verschiedenen KI-Tools durch praktische Übungen
- Prototypische Lösung von mindestens 3-4 realen Anwendungsfällen der Gemeinde Saarwellingen im Bereich KI-Automatisierung in Zusammenarbeit mit den Teilnehmern im letzten Workshop
- Zwei- bis vierfache Effizienzsteigerung im Anwendungsfall der öffentlichen Redeerstellung
Belangrijkste lessen die uit het project zijn getrokken
Das sagt die Gemeinde Saarwellingen über die Zusammenarbeit mit dem EDIH Saarland
De steun van het digitaliseringsproject is van groot belang geweest om ons digitaliseringsproject vooruit te helpen.
Vervolgens werden andere digitaliseringsprojecten aangepakt.
Uit het digitaliseringsproject zijn nieuwe innovatieve ideeën voor follow-up naar voren gekomen.
Het project heeft ertoe bijgedragen dat ons bedrijf klaar is voor de toekomst.
Aan onze verwachtingen voor het project is voldaan.
Wij zijn zeer tevreden over de resultaten van het project.