© Gem. Saarwellingen
Saarwellingen als model voor de integratie van AI in de gemeenschap
UITDAGING #1
Kennishiaten en overbelasting: Oudere personeelsleden zijn vaak niet in staat om de snelle ontwikkeling van AI het hoofd te bieden.
UITDAGING #2
Demografische ontwikkelingen: Te weinig jonge technici hebben te maken met een vergrijzende beroepsbevolking.
UITDAGING #3
Praktische belemmeringen bij de uitvoering: Zelfs met opleiding is er een gebrek aan technologie, duidelijke gebruiksgevallen en oplossingen die in overeenstemming zijn met de AVG.
Over het project
Uitdagingen
Technologie voldoet aan demografie
In tijden van snelle technologische omwenteling staan overheidsdiensten voor een dubbele uitdaging. Enerzijds creëert de explosieve groei van generatieve artificiële intelligentie een intimiderend landschap. Dit is niet alleen een perceptie, maar een realiteit zoals blijkt uit gegevens. Uit een recente studie van het Wetenschappelijk Instituut voor infrastructuur en communicatiediensten (WIK) blijkt duidelijk dat momenteel slechts 8% Duitse gemeenten maken gebruik van generatieve AI, die wordt vastgehouden door een kritiek tekort op het gebied van data en AI-geletterdheid. Deze landelijke trend vormde een directe en dringende uitdaging voor toekomstgerichte gemeenten zoals Saarwellingen.
Deze technologische druk wordt versterkt door aanzienlijke demografische veranderingen: een vergrijzende beroepsbevolking. Voor de gemeente betekende dit een groeiende kloof op het gebied van digitale vaardigheden tussen langdurig personeel, dat vaak werd overspoeld door de snelle veranderingen, en een kleinere pool van jongeren om deze kloof te dichten. Tegen deze achtergrond erkende de gemeente een cruciale kans. Deelname aan de AI-opleidingsprogramma’s van EDIH Saarland was de ideale oplossing voor het opbouwen van duurzame expertise op het gebied van grootschalige taalmodellen en andere belangrijke AI-instrumenten. Het doel was te leren hoe deze nieuwe technologie naadloos kan worden geïntegreerd in bestaande werkstromen, waardoor de dienstverlening aan burgers uiteindelijk kan worden verbeterd en het openbaar bestuur toekomstbestendig kan worden gemaakt.
Oplossingen
Een strategische, praktische aanpak van AI-empowerment
Om deze uitdagingen aan te pakken, zijn twee strategische doelstellingen vastgesteld. De belangrijkste doelstelling was het opbouwen van een uitgebreid begrip van generatieve AI (GenAI), dat zowel theoretische beginselen als praktische toepassing bestrijkt. Dit omvatte een diepgaand onderzoek van grootschalige taalmodellen (LLM’s), hun onderliggende werking en hun respectieve sterke en zwakke punten. De tweede kerndoelstelling was de deelnemers uit te rusten met praktische vaardigheden in verschillende toonaangevende AI-instrumenten, waaronder ChatGPT, Claude en Gemini.
Omzetting: Een op maat gesneden reeks vierdelige workshops
Aangezien de bestaande AI-vaardigheden van de deelnemers uiteenliepen, maar over het algemeen beperkt waren, bleek een gestructureerde, uit vier delen bestaande reeks workshops over een periode van vijf maanden de meest doeltreffende oplossing. Deze aanpak zorgde voor een coherente leerreis van de fundamenten naar de praktische uitvoering.
© Gem. Saarwellingen
BESCHRIJVING VAN DE ONDERNEMING
Het ondersteunen van EDIH in de vorm van opleiding in relevante AI-instrumenten heeft ons laten zien hoe we werkprocessen efficiënter en transparanter kunnen maken. De bevindingen worden nu verwerkt in modellen van beste praktijken en stellen opgeleid personeel in staat nieuwe technologieën veilig te gebruiken en de prestaties en de kwaliteit van de dienstverlening van een overheidsdienst te verbeteren.
Dr Horst Brünnet
Burgemeester van Saarwellingen
Aanpak
Workshop 1: Beginselen van Prompt Engineering
Deze eerste bijeenkomst vormde de theoretische basis. De deelnemers leerden de belangrijkste mechanismen van LLM’s, hun belangrijkste gebruikssituaties en de belangrijke kunst van doeltreffende snelle engineering op. Van cruciaal belang is dat de opleiding ook betrekking had op de inherente grenzen van LLM’s, zoals “halluzinaties” en zorgen voor gegevensbescherming, hetgeen van meet af aan een evenwichtig perspectief bood. Praktische oefeningen waren gericht op kerntaken zoals gegevensanalyse, onderzoek, samenvatting en het creëren van inhoud.
Workshop 2: Het openAI-ecosysteem beheersen
De tweede workshop bood een diepgaand inzicht in de verbeterde functionaliteiten van de OpenAI-modellen. Dit omvatte praktische demonstraties van beeld- en videogeneratie (Sora), herdenkingsfunctie, tijdelijke chats, Custom Instructions en de ontwikkeling en het gebruik van CustomGPT’s in de GPTStore.
Workshop 3: Verken de geavanceerde AI-toolkit
Om een breed en divers scala aan vaardigheden te bieden, werd tijdens de derde sessie een gecursiveerde selectie van alternatieve AI-instrumenten ingevoerd. De deelnemers hebben praktische ervaringen verzameld met platforms zoals Claude, DeepSeek, Suno, Gamma en ElevenLabs en deze rechtstreeks toegepast op praktische taken.
Workshop 4: Prototyping real use cases (prototyping real use cases)
Tijdens de laatste workshop werden de lessen uit de vorige vergaderingen samengebracht. Na een korte herhaling van de kernbegrippen is de focus volledig verschoven naar de specifieke behoeften van de gemeente, die reeds in de reeks waren vastgesteld. In een gezamenlijke, praktische sessie heeft het team met succes prototypes ontwikkeld voor drie doeltreffende gebruiksgevallen:
- Creëren van geruchtmakende inhoud: Het genereren van aantrekkelijke beelden en video’s voor materiaal zoals openbare flyers.
- Automatisering van gemeentelijke mededelingen: De productie van terugkerende officiële formulieren en berichten aan de burgers rationaliseren door gebruik te maken van de PDF-vulfuncties van Claude.
- Efficiënte toespraak: Ontwikkelen van een op maat gesneden GPT van Custom ter ondersteuning van het schrijven van openbare toespraken.
In de hele reeks hebben interactieve Q-VA-sessies, eindquiz en alle presentatiemateriaal een duurzame en gevestigde leerervaring opgeleverd.
Resultaat van het project
De weg effenen voor toekomstbestendige administratie
Het project heeft al aanzienlijke sociale en operationele voordelen opgeleverd. De gemeente Saarwellingen heeft zich al snel ontwikkeld als pionier bij de toepassing van generatieve AI in de gemeenten van Saarland.
Dit succes blijkt uit een ingrijpende interne transformatie en tastbare eerste successen:
Van onzekerheid naar expertise: De deelnemers zijn met succes overgestapt van beperkte ervaring naar uitgebreide, praktische vaardigheden op het gebied van een aantal AI-instrumenten, waaronder ChatGPT, Claude en Gemini. Deze nieuw verworven AI-vaardigheden hebben het personeel versterkt, voorbereid op de behoeften van een gedigitaliseerde toekomst en een innovatiecultuur bevorderd.
Onmiddellijke efficiëntiewinst: Zelfs vóór de officiële uitrol integreert de administratie deze instrumenten al in de dagelijkse interne werkstromen, wat leidt tot tastbare efficiëntieverbeteringen. Een illustratief voorbeeld is rechtstreeks afkomstig van de burgemeester, die meldde dat hij Gemini en NotebookLM nu gebruikt om in minder dan 30 minuten toespraken van hoge kwaliteit te schrijven voor openbare evenementen, een taak die één tot twee uur eerder in beslag nam.
Strategisch voordeel: Door het potentieel van AI resoluut te verkennen en te benutten, bevindt de gemeente Saarwellingen zich nu in een unieke positie om interne processen te optimaliseren en burgerdiensten te verbeteren. Deze proactieve betrokkenheid zorgt ervoor dat de overheid niet alleen reageert op veranderingen, maar ook actief vorm geeft aan haar eigen moderne en efficiënte toekomst.
De volledige en officiële integratie van deze AI-instrumenten in de hele administratie is gepland voor de periode na de formele vaststelling van een overeenkomstige dienstinstructie voor alle personeelsleden, om een verantwoorde en consistente aanpak van het gebruik van AI te waarborgen. Met deze toezegging consolideert Saarwellingen haar positie als toekomstgerichte gemeente die actief gebruikmaakt van de kansen van digitalisering om haar prestaties en kwaliteit van de dienstverlening aanzienlijk te verbeteren.
Meetbare gegevens
De belangrijkste resultaten van het samenwerkingsproject met Saarwellingen waren:
- Betere data- en AI-vaardigheden opbouwen bij 20-30 deelnemers in de gemeente, met inbegrip van de burgemeester die het project aanstuurt
- Vier praktische workshops werden met succes uitgevoerd
- Opleiding in theoretische en praktische kennis van snelle technische technieken
- Kwalificatie om meer dan 10 verschillende AI-instrumenten te gebruiken door middel van praktische oefeningen
- Prototypische oplossing van ten minste 3-4 echte gebruiksgevallen in de gemeente Saarwellingen op het gebied van AI-automatisering, in samenwerking met de deelnemers aan de laatste workshop
- Twee- tot viermaal efficiënter gebruik van openbare toespraken
Belangrijkste lessen die uit het project zijn getrokken
Dit zegt de gemeente Saarwellingen over de samenwerking met Saarland EDIH.
De steun van het digitaliseringsproject is van groot belang geweest om ons digitaliseringsproject vooruit te helpen.
Vervolgens werden andere digitaliseringsprojecten aangepakt.
Uit het digitaliseringsproject zijn nieuwe innovatieve ideeën voor follow-up naar voren gekomen.
Het project heeft ertoe bijgedragen dat onze gemeente klaar is voor de toekomst.
Aan onze verwachtingen voor het project is voldaan.
Wij zijn zeer tevreden over de resultaten van het project.