Documentenbeheer, kort DMS, is in principe de verdere ontwikkeling van de klassieke archieven. Gezien het toenemende aantal in omloop zijnde documenten, zelfs in het geval van kleine ambachtelijke bedrijven, is de aankoop van een DMS hoe dan ook zinvol. Er kan met name tijd worden opgeslagen, aangezien de zoektijden voor documenten tot een minimum worden beperkt.

Veel bedrijven zijn momenteel nog steeds afhankelijk van analoge oplossingen met mappen, die verre van actueel zijn. Bijvoorbeeld: GoBD vóór elektronische boekhouding. Of het nu gaat om scans, workflowbeheer of elektronische archivering, een DMS voert een aantal ondergeschikte taken uit. Wat dit systeem zinvol maakt, is enerzijds de uniforme indiening van documenten en anderzijds de beveiliging ervan. Mede in het licht van de AVG dit is soms de enige manier om gelijke tred te houden met de huidige wetgeving.

Als gevolg van het grote investeringsvolume, met name grote ondernemingen, zijn zowel de marktgroei als het toepassingsspectrum gestaag toegenomen.

Ook voor kleine en middelgrote ondernemingen wordt het benutten van synergieën tussen mensen en machines steeds aantrekkelijker en economisch.

In principe zijn er twee grote verschillen in de beschouwingen over DMS: Is het DMS lokaal of in de cloud geïnstalleerd? En tevens: Is de DMS-revisiebestendig of niet? De auditbeveiliging heeft betrekking op informatie, dossiers en documenten die moeten worden bewaard. De noodzaak hiervan vloeit voort uit een aantal wetten. De basisvoorwaarde voor de auditbeveiliging van een DMS is dat de documenten duidelijk gelokaliseerd, traceerbaar, onveranderbaar en fraudebestendig moeten zijn.

Gebruik onze technologieradar om de belangrijkste technologieën die van belang zijn voor kleine en middelgrote ondernemingen te blijven bekijken!