Digitalisering van kennis voor duurzaam werk
UITDAGING #1
De impliciete kennis op duurzame wijze veilig te stellen: Hoe kan de waardevolle ervaring van het personeel op lange termijn in kaart worden gebracht en beschikbaar worden gesteld?
UITDAGING #2
Op AI gebaseerde ondersteuning voor kennisborging en -overdracht: Welke (AI) oplossingen vergemakkelijken de toegang tot kennis en bevorderen efficiëntie, met name voor dienstpersoneel?
UITDAGING #3
Doeltreffend communiceren van de zakelijke filosofie: Hoe kan de ondernemerscultuur van nieuw personeel op een duidelijke en duurzame manier worden gecommuniceerd?
Over het project
Projectdoelstellingen
Het Tortechnik Hirtz-project heeft tot doel de kennis van het bedrijf te digitaliseren met behulp van een op AI gebaseerd deskundigensysteem, deze centraal op te slaan en gemakkelijk toegankelijk te maken voor alle personeelsleden. Door het te integreren in bestaande IT-structuren zoals Microsoft Office 365, is het systeem naadloos, veilig en schaalbaar.
Geautomatiseerde processen zorgen ervoor dat inhoud uit verschillende bronnen altijd actueel is, waardoor de efficiëntie toeneemt en fouten worden verminderd. Tegelijkertijd waarborgt een hoog niveau van gegevensbescherming de beveiliging van gevoelige gegevens.
Om het nieuwe systeem optimaal te benutten, zal het personeel een gerichte opleiding krijgen. Het ondersteunt niet alleen externe technici, maar ook andere bedrijfssectoren, waardoor interne kennisdeling wordt bevorderd. In het algemeen zorgt het project voor waardevolle knowhow op lange termijn, optimaliseert het de workflows en maakt het de onderneming klaar voor de toekomst.
Startpositie
Tekorten aan vaardigheden en kennisverlies als grote uitdagingen
Tortechnik Hirtz, een sinds 2002 gevestigde onderneming voor deur- en deurtechnologie, kampt met problemen die veel middelgrote ondernemingen kennen: Tekorten aan vaardigheden maken het moeilijk om gekwalificeerd personeel aan te werven, terwijl het veiligstellen van bedrijfskennis steeds belangrijker wordt. Met name impliciete kennis, die vaak alleen onder ervaren personeel bestaat, is een cruciale uitdaging. Als zij het bedrijf verlaten, bestaat het risico dat waardevolle informatie onherstelbaar verloren gaat.
Tortechnik Hirtz staat ook voor de taak om bedrijfswaarden en culturele normen bekend te maken aan nieuwe teamleden. Nu de gemiddelde duur van het verblijf in bedrijven afneemt, is het van cruciaal belang dat nieuw personeel snel wordt geïntegreerd in de bedrijfscultuur en werkmethoden. Dit is de enige manier om de kwaliteit van producten en diensten op lange termijn te waarborgen.
Dit beleid: Kennisbeheer als sleutel tot succes
Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, vertrouwt Tortechnik Hirtz op systematisch kennisbeheer.
De acties bestaan uit drie belangrijke benaderingen:
Documentatie van de ervaring: De impliciete kennis wordt systematisch verzameld en gedocumenteerd. Dit gebeurt door middel van gestructureerde interviews met ervaren personeel, de ontwikkeling van kennisdatabanken en het opstellen van gedetailleerde werkinstructies.
Gerichte opleiding: Nieuwkomers ontvangen gestructureerde onboardingprogramma’s die niet alleen technische knowhow, maar ook bedrijfscultuur bieden. Dit verkort de introductietijd en zorgt voor een snelle integratie in het team.
Bevordering van kennisdeling: De uitwisseling van knowhow tussen het personeel zal worden bevorderd door middel van regelmatige bijeenkomsten, workshops en de invoering van digitale instrumenten. Dit zorgt ervoor dat kennis beschikbaar blijft in alle teams en niet gekoppeld is aan individuele personen.
BESCHRIJVING VAN DE ONDERNEMING
Wie alleen werkt, die samenwerkt!
Heiko Hirtz
Algemeen directeur Tortechnik Hirtz GmbH -Co. KG
Aanpak
Analyse en selectie van een geschikt kennisbeheersysteem
Er zijn uitgebreide analyses en marktonderzoek uitgevoerd om de vereisten voor een kennisbeheersysteem voor Tortechnik Hirtz vast te stellen. Zowel betaalde als opensourceoplossingen werden geëvalueerd en in detail gepresenteerd om hun potentieel en potentieel voor gebruik in de onderneming te beoordelen. Het doel was alle belanghebbenden te informeren over de beschikbare technologieën en het nut ervan.
Ontwikkeling van technische concepten
Tegelijkertijd zijn technische concepten en methoden ontwikkeld om de werking van moderne kennisbeheersystemen toe te lichten. Deze omvatten de grondslagen van databanken, op AI gebaseerde zoekfuncties en cloudgebaseerde oplossingen. Hieruit bleek hoe deze technologieën kunnen bijdragen tot het veiligstellen en delen van kennis. De resultaten werden gedocumenteerd en aan de onderneming gepresenteerd om een diepgaand inzicht te verschaffen in de technische mogelijkheden.
Integratie in bestaande IT-infrastructuur
Er werd bijzondere aandacht besteed aan de naadloze integratie van de oplossingen in de bestaande IT-infrastructuur, zoals Microsoft Office 365. Deze analyses hebben Tortechnik Hirtz in staat gesteld weloverwogen beslissingen te nemen over de systemen die het best aan de eisen op lange termijn voldoen.
De gestructureerde aanpak, van marktanalyse tot de ontwikkeling van technische concepten tot uitgebreide informatie aan de onderneming, vormde de basis voor het selecteren van de beste instrumenten voor kennisbeheer en het waarborgen van de technische uitvoering. Dit heeft de weg vrijgemaakt voor duurzame en efficiënte kennisborging.
Resultaat van het project
Kennisbeheer met nadruk op Microsoft-oplossingen
Het project heeft uitgebreide analyses uitgevoerd om passende oplossingen voor kennisbeheer voor Tortechnik Hirtz in kaart te brengen. De nadruk lag op Microsoft-oplossingen, met name het M365-platform, dat reeds in gebruik is in de onderneming. Met name Azure Services, alsook Copilot en Copilot Studio, werd aanbevolen taken aan te passen en naadloos te integreren in bestaande processen.
Workshops voor een geïnformeerd besluit
Een belangrijke stap in het project was de organisatie van een workshop met potentiële dienstverleners. Het heeft besluitvormers geïnformeerd over de beschikbare opties en hen bewust gemaakt van het strategische belang van duurzaam kennisbeheer. Dit heeft een solide basis voor de besluitvorming gelegd.
Sociale en economische voordelen
Het project biedt een duidelijke sociale meerwaarde door transparantie en geïnformeerde besluitvorming te bevorderen. Economisch gezien profiteert de onderneming van een efficiënter kennisbeheer en de uitbreiding van de bestaande infrastructuur van Microsoft. Dit versterkt het concurrentievermogen op lange termijn en het veilige beheer van kennis en brengt Tortechnik Hirtz op een optimale manier voor de toekomst.
Mogelijke hardware- en softwareproducten als oplossing
PrivateGPT (opensourceoplossing en lokale gegevens)
AmberSearch
Mircosoft Copilot (— Studio)
Mircosoft Azure Services
Belangrijkste lessen die uit het project zijn getrokken
Dit zegt Tortechnik Hirtz GmbH and Mittelstand-Digital Zentrum Saarbrücken over samenwerking met EDIH Saarland en Mittelstand-Digital Zentrum Saarbrücken
De steun van het digitaliseringsproject is van groot belang geweest om ons digitaliseringsproject vooruit te helpen.
Vervolgens werden andere digitaliseringsprojecten aangepakt.
Uit het digitaliseringsproject zijn nieuwe innovatieve ideeën voor follow-up naar voren gekomen.
Het project heeft ertoe bijgedragen dat ons bedrijf klaar is voor de toekomst.
Aan onze verwachtingen voor het project is voldaan.
Wij zijn zeer tevreden over de resultaten van het project.
Wij bevelen de uitvoerders van het project aan door te gaan.
In samenwerking met:
