La gestion documentaire, en abrégé DMS, est en principe le développement des archives classiques. Étant donné que, même dans les petites entreprises artisanales, de plus en plus de documents circulent aujourd’hui, l’acquisition d’un DMS est en tout état de cause rentable. Cela permet avant tout d’économiser du temps en réduisant au minimum le temps de recherche des documents.

À l’heure actuelle, de nombreuses exploitations se fient encore à des solutions analogues avec des classeurs, ce qui n’est toutefois plus moderne. Par exemple: GoBD d’une comptabilité électronique. Qu’il s’agisse d’opérations de numérisation, de gestion des flux de travail ou d’archivage électronique, un DMS accomplit un certain nombre de tâches inférieures. Ce qui rend ce système aussi judicieuse est, d’une part, le classement uniforme des documents et, d’autre part, la sécurisation de celui-ci. Également en ce qui concerne la RGPD il s’agit parfois de la seule manière d’aller de l’avant avec la législation en vigueur.

En raison du volume élevé des investissements, en particulier des grandes entreprises, la croissance du marché et l’éventail des applications n’ont cessé d’augmenter.

L’exploitation des synergies entre l’homme et les machines devient de plus en plus intéressante et plus économique pour les petites et moyennes entreprises.

Il existe deux grandes différences en ce qui concerne la réflexion sur le système DMS: Le DMS est-il installé localement ou basé sur le nuage? En outre, Le DMS est-il ou non sûr de la révision? La garantie de révision concerne les informations, fichiers et documents devant faire l’objet d’une conservation. La nécessité de cet objectif découle de plusieurs lois. La condition fondamentale de la sécurité de la révision d’un DMS est que les documents soient archivés de manière claire, compréhensible, inaltérable et infalsifiable.

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