Numérisation des connaissances pour un travail durable
DÉFI #1
Sécuriser durablement les connaissances implicites: Comment l’expérience précieuse du personnel peut-elle être recueillie et mise à disposition à long terme?
DÉFI #2
Soutien fondé sur l’IA pour la sauvegarde et le transfert des connaissances: Quelles solutions (IA) facilitent l’accès aux connaissances et favorisent l’efficacité, en particulier pour le personnel des services?
DÉFI #3
Communiquer efficacement sur la philosophie de l’entreprise: Comment communiquer clairement et durablement la culture d’entreprise aux nouveaux arrivants?
À propos du projet
Finalités
Le projet de Tortechnik Hirtz vise à numériser les connaissances des entreprises, à les stocker de manière centralisée et à les rendre facilement accessibles à tous les membres du personnel au moyen d’un système d’expertise fondé sur l’IA. L’intégration dans les structures informatiques existantes, telles que Microsoft Office 365, rend le système fluide, sûr et évolutif.
Les processus automatisés garantissent que les contenus provenant de différentes sources sont toujours à jour, ce qui accroît l’efficacité et réduit les erreurs. Dans le même temps, un niveau élevé de protection des données garantit la sécurité des données sensibles.
Afin de tirer le meilleur parti du nouveau système, le personnel reçoit une formation spécifique. Il soutient non seulement les techniciens du service extérieur, mais aussi d’autres secteurs d’activité, favorisant ainsi le partage interne des connaissances. Dans l’ensemble, le projet assure un savoir-faire précieux à long terme, optimise les flux de travail et rend l’entreprise à l’épreuve du temps.
Position de sortie
La pénurie de compétences et la perte de connaissances sont des défis majeurs
Tortechnik Hirtz, une entreprise établie dans le secteur des portes et de la porte depuis 2002, est confrontée à des problèmes que de nombreuses PME connaissent: Les pénuries de compétences compliquent le recrutement de personnel qualifié, tandis que la sécurisation des connaissances opérationnelles devient de plus en plus importante. En particulier, les connaissances implicites, qui n’existent souvent que dans les esprits de personnel expérimenté, constituent un défi majeur. Si elles quittent l’entreprise, des informations précieuses risquent d’être irrémédiablement perdues.
Tortechnik Hirtz a également pour mission de transmettre les valeurs d’entreprise et les normes culturelles à de nouveaux membres de l’équipe. À un moment où la durée moyenne de séjour dans les entreprises diminue, il est essentiel d’intégrer rapidement de nouveaux salariés dans la culture d’entreprise et les méthodes de travail. C’est le seul moyen de garantir la qualité des produits et services à long terme.
La stratégie: La gestion des connaissances en tant que clé du succès
Pour relever ces défis, Tortechnik Hirtz s’appuie sur une gestion systématique des connaissances.
Ces mesures s’articulent autour de trois grandes approches:
Documentation de l’expérience: Les connaissances implicites sont systématiquement collectées et documentées. Cela passe par des entretiens structurés avec des membres du personnel expérimentés, le développement de bases de connaissances et l’élaboration d’instructions de travail détaillées.
Actions de formation ciblées: Les nouveaux membres du personnel bénéficieront de programmes d’intégration structurés qui apportent non seulement un savoir-faire technique, mais aussi une culture d’entreprise. Cela raccourcit le temps d’intégration et permet une intégration rapide dans l’équipe.
Promouvoir le partage des connaissances: Des réunions régulières, des ateliers et le déploiement d’outils numériques favoriseront l’échange de savoir-faire entre le personnel. Cela permettra de veiller à ce que les connaissances restent disponibles dans l’ensemble des équipes et ne soient pas liées à des personnes individuelles.
DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE
Qui travaille seul, qui multiplie votre collaboration!
Heiko Hirtz
Gérant Tortechnik Hirtz GmbH & Co. KG
Étapes à suivre
Analyse et sélection d’un système de gestion des connaissances approprié
Afin de définir les exigences d’un système de gestion des connaissances pour Tortechnik Hirtz, des analyses et des recherches de marché ont été menées à grande échelle. Les solutions payantes et open source ont été évaluées et présentées en détail afin d’évaluer leur potentiel et leurs possibilités d’utilisation au sein de l’entreprise. L’objectif était d’informer toutes les parties prenantes des technologies disponibles et de leurs avantages.
Développement d’approches techniques
Parallèlement, des concepts et des méthodes techniques ont été élaborés pour expliquer le fonctionnement des systèmes modernes de gestion des connaissances. Il s’agissait notamment des bases de données, des fonctions de recherche fondées sur l’IA et des solutions fondées sur l’informatique en nuage. Elle a montré comment ces technologies peuvent contribuer à la sécurisation et au transfert des connaissances. Les résultats ont été documentés et présentés à l’entreprise afin de mieux comprendre les possibilités techniques.
Intégration dans l’infrastructure informatique existante
Une attention particulière a été accordée à l’intégration harmonieuse des solutions dans l’infrastructure informatique existante, comme Microsoft Office 365. Ces analyses ont permis à Tortechnik Hirtz de prendre des décisions éclairées sur les systèmes qui répondent le mieux aux besoins à long terme.
L’approche structurée, allant de l’analyse de marché à l’élaboration de concepts techniques jusqu’à l’information complète de l’entreprise, a servi de base à la sélection des meilleurs outils de gestion des connaissances et à la mise en œuvre technique. Cela a ouvert la voie à une sécurité durable et efficace des connaissances.
Résultat du projet
Gestion des connaissances axée sur les solutions Microsoft
Le projet a fait l’objet d’analyses approfondies afin d’identifier des solutions appropriées pour la gestion des connaissances de Tortechnik Hirtz. L’accent a été mis sur les solutions Microsoft, en particulier sur la plateforme M365, qui est déjà utilisée dans l’entreprise. En particulier, Azure Services, Copilot et Copilot Studio ont été recommandés pour pouvoir personnaliser les tâches et les intégrer sans discontinuité dans les processus existants.
Ateliers pour une prise de décision éclairée
Une étape essentielle du projet a été l’organisation d’un atelier avec des prestataires de services potentiels. Celui-ci a informé les décideurs des options disponibles et leur a sensibilisé à l’importance stratégique d’une gestion durable des connaissances. Il s’agit d’une base de décision solide.
Avantages sociaux et économiques
Le projet apporte une nette valeur ajoutée sociale en favorisant la transparence et la prise de décision éclairée. Sur le plan économique, l’entreprise bénéficie d’une gestion plus efficace des connaissances et de l’extension de l’infrastructure existante de Microsoft. Cela renforcera la compétitivité à long terme et la sécurité de la gestion des connaissances et permettra d’optimiser l’avenir de la Tortechnik Hirtz.
Produits matériels et logiciels possibles en tant que solution
PrivateGPT (solution source ouverte et données locales)
AmberSearch
Mircosoft Copilot (– studio)
Mircosoft Azure Services
Principales conclusions du projet
Cela dit Tortechnik Hirtz GmbH & Co. KG sur la coopération avec l’EDIH Saarland et le centre numérique de Sarrebruck
Le soutien apporté dans le cadre du projet de numérisation a contribué de manière significative à la poursuite de notre projet de numérisation.
D’autres projets de numérisation ont ensuite été abordés.
Le projet de numérisation a donné naissance à de nouvelles idées innovantes en matière de suivi.
Le projet a contribué à préparer notre entreprise à l’avenir.
Nos attentes concernant le projet ont été satisfaites.
Nous sommes très satisfaits du résultat du projet.
Nous recommandons également les responsables de la mise en œuvre des projets.
En coopération avec:
